Geschäftsführer Gehalt: So viel verdienen Chefs wirklich

Geschäftsführer Gehalt: was wirklich auf dem Konto landet

Ein Unternehmer, den ich gut kenne, zahlte sich selbst drei Jahre lang 6.800 Euro brutto im Monat aus. Seine GmbH machte damals rund 400.000 Euro Umsatz im Jahr. Als das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung die Gehaltsstruktur unter die Lupe nahm, war das kein Problem, weil er seine Vergütung von Anfang an sauber begründet hatte. Ein anderer Geschäftsführer, den ich bei einem Stammtisch kennenlernte, hatte sich über Jahre 180.000 Euro genehmigt, ohne je einen Vergleich anzustellen. Das wurde teuer.

Genau darum geht es beim Thema Geschäftsführer-Gehalt: Es gibt nicht die eine Zahl. Es gibt eine Spanne, und innerhalb dieser Spanne hängt fast alles davon ab, in welcher Rolle Sie tatsächlich unterwegs sind.

Geschäftsführer-Gehalt nach Unternehmensgröße

Die häufigste Frage, die mir Leser schreiben, lautet: „Ich gründe eine GmbH mit zwei Angestellten. Was darf ich mir zahlen?" Und die ehrliche Antwort ist: weniger als Sie denken.

Geschäftsführer Gehalt 20 Mitarbeiter

Bei einem Betrieb mit etwa 20 Beschäftigten reden wir in der Regel über einen Rahmen von 90.000 bis 150.000 Euro brutto jährlich. In Ballungsräumen und Branchen mit hoher Marge geht es nach oben, im ländlichen Handwerk eher an die Unterkante. Wichtig: Das ist die Zielgröße, die ein unabhängiger Fremdgeschäftsführer verlangen würde – nicht zwingend das, was Sie sich selbst zahlen können.

Geschäftsführer Gehalt 10 Mitarbeiter

Zehn Mitarbeiter bedeuten oft einen Umsatz zwischen einer und drei Millionen Euro. Die Vergütung liegt dann häufig zwischen 70.000 und 110.000 Euro. Bei so kleinen Einheiten ist der Spielraum nach oben begrenzt, weil das Verhältnis von Gehalt zu Gesamtkosten sonst kippt. Ich habe in dieser Größenklasse mehr Geschäftsführer gesehen, die sich unterhalb ihres eigenen Marktwerts bezahlt haben, als solche, die es übertrieben hätten.

Geschäftsführer Gehalt 500 Mitarbeiter

Hier beginnt eine andere Liga. Ab etwa 500 Beschäftigten sprechen wir über Konzern- oder Konzern-ähnliche Strukturen. Die Gesamtvergütung liegt regelmäßig im Bereich von 250.000 bis weit über 600.000 Euro, wobei ein wachsender Anteil auf variable Bestandteile entfällt. Boni, die an EBITDA-Ziele oder strategische Meilensteine geknüpft sind, machen hier oft 30 bis 40 Prozent der Gesamtsumme aus.

Diese Zahlen sind Orientierungswerte aus meiner eigenen Beratungspraxis und aus Gesprächen mit Steuerberatern. Sie ersetzen keinen Branchenvergleich, aber sie geben Ihnen ein Gefühl dafür, in welchem Korridor Sie sich bewegen.

Geschäftsführer-Gehalt im Handwerk und in der GmbH

Handwerk ist ein Sonderfall. Die Margen sind dünner, die Kapitalbindung hoch, und der Geschäftsführer ist häufig gleichzeitig der beste Handwerker im Betrieb. In der Folge liegen die Gehälter hier oft 20 bis 35 Prozent unter dem, was ein vergleichbar großer Industriebetrieb zahlt.

Was ich aber immer wieder beobachte: Handwerksgeschäftsführer verzichten auf die korrekte Höhe, weil sie glauben, es sei „unmoralisch", sich mehr zu nehmen als den Gesellenlohn plus etwas obendrauf. Das ist ein Fehler. Wer dauerhaft unter Wert arbeitet, gefährdet die Altersvorsorge und setzt gleichzeitig ein Signal an die Belegschaft, dass Führung nichts wert ist.

Bei der GmbH kommt ein zweiter Punkt hinzu: Die Unterscheidung zwischen angestelltem und Gesellschafter-Geschäftsführer. Der Angestellte bezieht ein normales Arbeitsgehalt, der Gesellschafter muss die Angemessenheit seiner Bezüge gegenüber dem Finanzamt verteidigen.

Geschäftsführer-Gehalt berechnen: so gehen Sie vor

Es gibt keinen amtlichen Rechner, aber eine Methode, die vor dem Finanzamt standhält. Sie besteht aus drei Schritten, und ich empfehle jedem Gesellschafter-Geschäftsführer, sie einmal jährlich durchzugehen.

1. Branchenvergleich. Suchen Sie Vergleichsunternehmen ähnlicher Größe und Sparte. Berufsverbände und IHKs liefern solche Strukturvergleiche.
2. Funktionsvergleich. Was würde ein Fremdgeschäftsführer für genau diese Aufgabe verlangen? Stellen Sie sich vor, Sie müssten die Position ausschreiben.
3. Kapitalertragsvergleich. Eine Faustregel der Rechtsprechung: Die Geschäftsführervergütung sollte das, was der Gesellschafter als Kapitalrendite erwarten könnte, nicht offensichtlich überschreiten. Die konkrete Grenze hängt vom Einzelfall ab.

Der dritte Punkt ist der, an dem es meistens knallt. Wer sich selbst ein Gehalt genehmigt, das ein Fremder nie bekäme, muss mit einer verdeckten Gewinnausschüttung rechnen. Das heißt: Das Finanzamt behandelt den überhöhten Teil als Gewinnausschüttung, was zu Nachzahlungen bei Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer führt – und beim Empfänger zu Kapitalertragsteuer.

Ich habe einen Fall begleitet, in dem rund 40.000 Euro als vGA umqualifiziert wurden. Die Nachzahlung plus Zinsen belief sich auf einen mittleren fünfstelligen Betrag. Das tut weh, vor allem, wenn das Geld längst ausgegeben ist.

Kann das Geschäftsführer-Gehalt steuerfrei sein?

Kurz gesagt: nein. Es gibt keine steuerfreie Geschäftsführervergütung. Wer Ihnen so etwas verspricht, will Ihnen etwas verkaufen.

Was es aber gibt, sind steueroptimierte Bestandteile, die die Gesamtlast senken können:

• Ein Firmenwagen mit ordnungsgemäßer 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch
• Eine betriebliche Altersvorsorge oder Pensionszusage, deren Aufwand die Gesellschaft absetzen kann
• Beiträge zu einer Direktversicherung im Rahmen der steuerlichen Freibeträge
• Die Nutzung von Sachbezügen, etwa Gesundheitsförderung oder betrieblicher Unfallversicherung

Wichtig: Diese Bausteine sind nicht „geschenkt". Sie verschieben die Steuerlast lediglich in die Zukunft oder in andere Töpfe. Wer sie nutzt, sollte das mit einem Steuerberater durchrechnen, der sich mit Geschäftsführerstrukturen auskennt. Ich habe mehr als einen Geschäftsführer erlebt, der eine Pensionszusage abgeschlossen hat, ohne zu verstehen, dass er sie später als Betriebsausgabe auch wieder „verdienen" muss.

Geschäftsführer-Gehalt Tabelle: was die Praxis zeigt

Die folgende Tabelle kombiniert Branchen- und Größenunterschiede. Sie ersetzt keine individuelle Beratung, gibt aber ein realistisches Bild.

Was mir auffällt: Die Spanne innerhalb einer Branche ist oft größer als die Spanne zwischen Branchen. Ein Software-Geschäftsführer mit zehn Mitarbeitern und einer mit achtzig können beide 150.000 Euro bekommen, aber aus völlig unterschiedlichen Gründen.

Häufige Fragen, die immer wieder kommen

Wer legt das Gehalt des Geschäftsführers fest?

Bei einem angestellten Geschäftsführer der Aufsichtsrat oder die Gesellschafterversammlung. Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer legt er es formal selbst fest – aber nur, wenn kein anderer Gesellschafter zustimmen muss. Das ist der Punkt, an dem die Angemessenheitsprüfung ins Spiel kommt: Wer sich selbst bezahlt, muss besonders sauber begründen können.

Wie hoch darf das Gehalt als Gesellschafter-Geschäftsführer sein?

So hoch, wie ein Fremdgeschäftsführer in vergleichbarer Position verdienen würde. Nicht mehr. Alles darüber hinaus gilt als verdeckte Gewinnausschüttung. Die konkrete Grenze hängt von Branche, Größe, Umsatz und Verantwortung ab. Ich empfehle, sich an der oberen Grenze des fremdüblichen Korridors zu orientieren, nicht darüber hinaus.

Muss ein Geschäftsführer-Gehalt sozialversichert sein?

Ein angestellter Geschäftsführer ohne Kapitalbeteiligung ist sozialversicherungspflichtig wie jeder Arbeitnehmer. Ein Gesellschafter-Geschäftsführer mit mehr als 50 Prozent der Anteile ist in der Regel nicht sozialversicherungspflichtig, weil er seinem eigenen Weisungsrecht unterliegt. Zwischen diesen beiden Polen gibt es Graubereiche, die die Rentenversicherung im Zweifel prüft.

Was am Ende zählt

All die Zahlen in diesem Artikel haben eine Schwäche: Sie treffen nie genau Ihre Situation. Aber sie geben Ihnen einen Anker, an dem Sie sich festhalten können, wenn Sie das nächste Mal über Ihr eigenes Gehalt nachdenken.

Was ich aus Jahren der Beschäftigung mit diesem Thema mitgenommen habe: Die meisten Geschäftsführer zahlen sich zu wenig aus – aus Vorsicht oder falschem Pflichtgefühl. Die zweite Gruppe zahlt sich zu viel aus, ohne es zu bemerken. Und die dritte, kleinste Gruppe macht es richtig, weil sie einmal im Jahr die drei Vergleiche durchgeht.

Zu welcher Gruppe gehören Sie?